Яка відмінність між архівацією та видаленням електронних листів у Gmail, і що краще обрати?
Які переваги надає архівація електронної пошти?
Якщо ви колись ненавмисно архівували електронний лист на своєму мобільному пристрої, використовуючи функцію скидання, ви, напевно, помітили, що лист зникає з папки "Вхідні". Процес архівації саме так і працює: лист не зникає зовсім, а переміщується в папку "Вся пошта". Аналогічна ситуація відбувається, коли ви архівуєте лист на комп'ютері.
Головна ціль архівування полягає в переміщенні матеріалів з основного розділу, зберігаючи їх для подальшого використання. У цьому контексті архівування електронного листа означає його видалення з вашої основної поштової скриньки та переміщення в спеціальне місце, де зберігаються всі ваші листи.
Основна вигода цього процесу полягає в очищенні поштової скриньки та фокусуванні на листах, що мають більшу важливість.
Крім того, якщо вас цікавить, що трапляється з архівованими листами, коли надходить новий лист або відповідь, вони автоматично повертаються у вашу основну поштову скриньку, дозволяючи вам знову отримати доступ до всіх переписок.
Архівація електронних листів у Gmail на мобільному пристрої (зображення: Technology Personalized)
Щоб отримати доступ до архівних листів або розархівувати їх, виконайте такі дії:
Розпаковка електронних листів у Gmail на мобільному телефоні (зображення: Technology Personalized)
Архівація листів на ПК (фото: Technology Personalized)
Як знайти доступ до ваших архівних електронних листів
Отримайте доступ до архівних листів на комп'ютері (зображення: Technology Personalized)
Також ви маєте можливість налаштувати фільтри для автоматичного архівування вашої електронної пошти.
Фільтри для автоматичного активації електронної пошти (зображення: Technology Personalized)
Утилізація листа виконує свою функцію, але є деякі нюанси. Хоча ви, можливо, вже знайомі з цим, варто зазначити, що видалення не відбувається миттєво. Натомість, лист потрапляє у кошик для сміття і залишається там протягом 30 днів, перш ніж буде остаточно видалений. Тож не панікуйте, якщо випадково натиснете на кнопку видалення наступного разу.
Доки лист знаходиться в кошику, ви можете повністю відновити його одним натисканням кнопки. На жаль, навпаки, це неможливо, якщо у вас немає резервної копії всіх листів.
Як позбутися електронного листа у Gmail на мобільному телефоні (зображення: Technology Personalized)
Ви також можете налаштувати функції свайпа, щоб видалити лист одним рухом пальця. Щоб налаштувати цю функцію, виконайте такі дії:
Налаштування функції жестів свайпа в Gmail на мобільному пристрої (зображення: Technology Personalized)
Щоб отримати доступ до кошика для відновлення або остаточного видалення листа, необхідно зробити наступне:
Остаточне видалення електронного листа в додатку Gmail на мобільному телефоні (зображення: Technology Personalized)
Утилізація електронних листів на комп'ютері (фото: Technology Personalized)
Як відновити або видалити електронні листи на комп'ютері
Також у вас є можливість налаштувати фільтр для автоматичного видалення листів до їх перегляду. Процес створення таких фільтрів для видалення вхідних повідомлень аналогічний тому, що описано раніше для архівування. Єдина відмінність полягає в тому, що на фінальному етапі замість вибору опції "Пропустити вхідні" (архівувати), вам слід обрати "Видалити".
Збереження даних
Щоб відповісти на запитання, важливо розуміти, що архівування і видалення мають свої особливі цілі, тому не варто обирати лише один з цих методів. Згідно з порадою Technology Personalized, доцільніше архівувати електронні листи, якщо ви вважаєте, що вони можуть бути корисні в майбутньому.
Це може бути електронний лист, від якого ви очікуєте отримати відповідь у майбутньому, офіційні електронні листи, які, на вашу думку, необхідні для майбутніх посилань, електронні листи, що містять важливі вкладення, або для систематизації вашої основної поштової скриньки.
У всіх цих випадках архівування має набагато більший зміст, ніж видалення.
Утилізація
Утилізація також має свої переваги, і ось у яких випадках його можна використовувати. Оскільки повернення немає, якщо ви видалите електронного листа, ви повинні робити це тільки в тому випадку, якщо такий лист повністю зайвий.
Наприклад, спам-повідомлення, рекламні електронні листи та інші подібні треба видаляти одразу. Утилізація електронних листів також є найкращим способом очистити безлад та звільнити місце для нових листів.
Утилізація є одним з найефективніших способів очищення простору для зберігання у вашому обліковому записі Google і час від часу застосовується для старих електронних листів.
